单个文件的命名原则
内外一致原则，文件里面的内容是什么，我们命名的名字就是什么 ，这样查找起来就比较容易。
单个文件夹的命名原则
第一关键词原则，单个文件夹命名要用第一关键词命名，当你想要找到这个文件夹的时候，脑海中想到的第一个关键词是什么就以这个词进行命名。文件命名就是为了后续想到要找的时候，能很快找到，这样才能放大文件的价值。
文件体系分类原则
MECE分类原则，相互独立，完全穷尽。
文件管理的原则
文件管理的三个动作是，收集文件、整理文件、组织归档。这是参考了GDT原则，以记录的方式把头脑中的想法移出来，有利于集中精力做正在完成的事情，GDT工作流底层逻辑是收集、整理、组织、检查和执行。而文件管理则参考收集、整理、归档三个环节，形成管理闭环。
收集、管理、归档，不是一成不变的，如主题文件夹，不断迭代，和各个阶段的需求有关系；如项目文件管理结束后，需要归档。同时，要打造可沉淀的文件分类体系，不停迭代。
主题文件夹
把与之相关的文件放到一个文件夹，关键词作为命名的名称，如同一个课程的相关文件。把鸡蛋放到同一个篮子。同一主题的文件可以放在同一个文件夹内管理，利于整体上对这个主题进行把控。一个主题一次整理，长期收益，比如把分类方式、框架和流程复制到下一次主题。
项目文件夹
周期比较长，需要不间断更新和跟进，多个主题文件夹组成。建立共同的文件夹语言进行文件夹管理。第一是同一个行业的分类，第二是同一种文件体系，第三是同一种文件编码，第四是同一种文件命名。
单个项目的文件夹，可以参考行业的标准进行分类，如建筑行业，一级分类是：01 – 项目准备阶段、02 – 施工、03 – 竣工、04 – 日常文件（存放不便于分类的文件）；二级分类是：01 – 01- 立项审批文件、01 – 02 – 开工许可；项目文件分类做到二级就行，多年后是否可以适用这套分类体系，用这个方式去做前期考虑。
多个项目的文件夹，一般需要增加时间的维度，如年月 – 合同正式名称，项目开始的时间命名到月就可以，方便后续搜索优化。
外部协同的文件夹
命名一级目录为Treamwork，针对个人的协同文件夹，如XXX名字拼音 – 名字，可以在搜索的时候不需要切换输入法，同音字的时候，也能快速定位文件夹。针对组织，则以公司或团队的名称命名。
文件管理四象限法则
重要紧急，立即去做，一般放电脑桌面，如云端桌面；
重要不紧急，有计划去做，如140 – 人生蓝图，不同年度目标的汇总资料，长期稳定的迭代，持续去做；
紧急不重要，交由其他人去做，如协同办公文件体系，和其他人进行协作；
不紧急不重要，尽量不要去做，如000 – 收件箱，500 – 存档归档。
搜索体系
第三方软件，设定everything快捷键、Mac聚焦搜索、坚果云空格多个关键词搜索、定位格式搜索。
文件分类方式参考
000 – 收件箱Inbox，存放所有「当前没有时间整理又不能删除」的文件。不管是什么格式的文件，全部先暂存到这个文件夹，再抽时间定期清空收件箱。
001 – 集中处理CPU，最重要的、每天都要用的、为数不多的几个核心文件，需要「集中处理」，相当于电脑的CPU，单独归为一类。设定这个文件夹的初衷是，有时候会非常忙，怕会遗漏掉近期重要的事情，就把这几个文件单独放入一个文件夹，即便一天下来，再没有时间，我都要看看这几个文件。
100 – 工作资料库GZZLK，和工作相关的资料，文件内一般根据主题来划分不同子文件夹
200 – 学习资料库XXZLK，可以按每年按主题设定子文件夹
300- 生活资料库SHZLK，日常的文档、照片、旅游计划等和日常相关的资料
400 – 兴趣资料库XQZLK，个人兴趣爱好相关的资料存放
500- 存档归档CDGD，存档：将已经处理完毕的文件，存到这个文件夹，以备将来查找。归档：将当前短期内不再使用，需要归档的文件系统整理之后，分类保存。「存档归档」的文件夹，可以不修改原有文件夹的名称，从「整理文件」第二个这个类别里面直接剪切粘贴，移入到的这个文件夹。